Автоматизация бизнес-процессов постепенно проникает во все новые отрасли. Одним из активно развивающихся её направлений являются системы управления производством документов. Сейчас на российский рынок выходит один из европейских игроков в этой сфере - компания icon Systemhaus. О "революции белой бумаги" и о том, как европейские корпорации экономят миллионы, мы поговорили с операционным директором icon Вольфгангом Прасслом.

- Вольфганг, скажите, почему вообще возникает потребность в постоянном изменении и оптимизации схемы документооборота?

Мы живем в эру цифровых технологий. C появлением Интернета электронная почта заменила письма, а затем сама уступила натиску Facebook и его аналогов. Новое "цифровое" поколение ожидает иных способов коммуникации. При этом предприятия, как правило, тратят много времени на непрекращающуюся работу с документами.

"Срок вывода продукта на рынок" - ещё одно из модных словечек, которые давят на компании. Удержание клиентской базы становится всё более и более важным, стоимость получения "нового клиента" - всё выше, производственные и законодательные нормы требуют выверенности текста в деловых письмах, архивирование становится цифровым, клиенты просят актуальной и значимой информации - этот список может быть расширен, но нельзя забывать о так называемой "революции белой бумаги". Это цифровая цветная печать в больших объёмах, заменяющая необходимость офсетной печати. Работа с документами - самая затратная часть большого бизнеса, которой требуется постоянное усовершенствование и оптимизация.

Так и получается, что для получения всего потенциала нашего информационного века мы должны создавать электронные документы. Только ими можно поделиться с минимальной задержкой, в тот самый момент, когда они где-либо необходимы. При этом себестоимость электронных документов составляет маленькую частицу от стоимости бумажных. Это не значит, что последних больше не будет: конечно, будут, но они будут генерироваться в самом конце выходного процесса, и только по необходимости.

- То есть Вы говорите о некоем централизованном формировании в компании всей документации: и бумажной, и электронной?

Мне не нравится термин "централизованное формирование документации", так как это может произвести впечатление, что документы создаются в одном месте. Фактически, этот термин включает различные концепции централизации. Одна "центральная система" для всех видов документации - интерактивной, групповой и "по требованию", другая - для бизнес-приложений, шаблоны документов управляются централизованно, и даже индивидуальные письма могут быть напечатаны на центральном печатном устройстве.

Письма в деловой среде пишутся в интересах работы. Это значит, что почти во всех случаях бизнес-приложение инициирует создание письма. Если это, к примеру, наше решение DOPiX, то его центральная система формирования создает письмо в соответствии с политикой компании и корпоративным ID. Это особенно важно, когда документ - это единственный продукт, который видит заказчик.

Сегодня предприятия недооценивают, как много они платят для выпуска документации по устаревшей технологии. Для компаний, которые постоянно работают с разнообразными договорами, счетами, письмами, заявками (например, страховых или логистических), средняя стоимость полного цикла одного документа составляет 8 евро, то есть примерно 320 рублей. Грамотная организация документооборота позволяет сэкономить около 6 евро (или 240 рублей), что в масштабе корпорации - миллионы.

- Как вы оцениваете перспективы этого сегмента в России?

В вашей стране очень много крупных организаций, которые могут извлечь большую пользу из грамотной организации документооборота. Это банки, страховые компании, телекоммуникационные, коммунальные и государственные ведомства - у них есть одна общая потребность - общаться с внешним миром, с их клиентами. Единственный продукт, который они производят, это документы. Они - визитная карточка предприятия. Основываясь на нашем европейском опыте, мы ожидаем, что ключевые игроки осознают возможные преимущества и последуют за первопроходцами уже после того как будут проведены первые внедрения.

И даже более - icon рассчитывает внедрить DOPiX в качестве стандартной клиентской коммуникационной системы в России. Уровень роста прогнозируется выше среднего. Дополнительно, мы видим потенциал в интеграции DOPiX в новые приложения, которые будет разрабатывать наш партнёр для российского рынка - РДТЕХ, создающий системы централизованного производства документов на основе наших продуктов.

DOPiX расшифровывается как "Documents Processing in Excellence", то есть - высокий уровень обработки документации. Основное содержание любого документа - текст, что требует от решения идеальной поддержки языковых особенностей той или иной страны. Я хочу сказать, что без регионального партнёра с правильной квалификацией будет невозможно добиться успеха на иностранном рынке. Мы, с другой стороны, поддерживаем нашего партнера с конечной целью добиться обоюдного успеха и установить стандарт в создании документации в России.

- Есть ли разница между рынками России и Европы?

Различия очень существенны. На Западе информационные технологии - это основа инноваций, автоматизации, которая считается конкурентным преимуществом при преобразовании бизнеса, а понятия "эффективность" и "повышение производительности" - у всех на слуху. Это подразумевает непрерывный процесс модернизации, но с условием оптимизации затрат. Это лучше всего достигается усовершенствованием бизнес-процессов. IT уже давно не считается частью основной компетенции бизнеса. Компании с большей охотой готовы перейти на модель SaaS, нежели постоянно беспокоиться о наличии требуемого объёма памяти, квалификации у технического персонала и так далее. Использование внешних ресурсов (довольно часто аутсорсинг всего IT-отдела) и облачная обработка данных становятся все более и более актуальными.

В России же очень редко можно видеть, чтобы эффективность ставили в приоритет. Да, крупные компании здесь имеют ИТ-отделы с квалифицированным персоналом. Однако довольно часто эти ресурсы используются в основном для внедрения заказного программного обеспечения вместо того, чтобы внедрять лучшие решения, удовлетворяющие отраслевым стандартам. Я полагаю, что ведущие предприятия в России нуждаются в волне модернизации.

Сходства, я думаю, можно наблюдать в использовании мобильного интернета. Молодое поколение использует iPhone, iPad и смартфоны, как и весь остальной мир. И это рано или поздно заставит российские предприятия изменить свои привычки. Почему? Новое поколение потенциальных клиентов хочет иного обращения.