Что такое Электронный архив документов (ЭАД)?
Это цифровая система хранения, управления и доступа к документам, обеспечивающая сохранность информации. Может интегрироваться с бизнес-процессами, обеспечивая эффективный документооборот, автоматизацию рабочих процессов и повышение производительности организации.
Типы архивов
Система электронного Документооборота |
— система управления рабочими процессами
— контроль исполнения распоряжений.
— регистрация входящей\исходящей корреспонденции |
Оперативный архив |
— быстрый доступ к структурированным документам
— отсутствие дублирования информации и необходимости повторного запроса
— отслеживание хранения бумажных документов |
Архив долговременного хранения |
— подготовка документов к передаче в госархив.
— списание документов в архивное дело
— уничтожение документов по истечению срока действия
— соблюдение законодательных обязательств долгосрочного хранения |
Особенности электронного архива документов R-Chive
1. Автоматическое распознавание данных документов
роботизация процесса заполнения форм, экспорт данных в другие системы
2. Поиск документов
по атрибутам, по содержимому, по штрихкоду, динамическая структура досье
3. Проверка комплектности
шаблоны определяются пользователем, неограниченное количество шаблонов
4. Выгрузка документов из досье
в выгрузке участвуют одно или несколько досье
5. Управление архивным хранением
интеграция с операторами, отслеживание перемещений оригиналов документов
Что дает внедрение электронного архива документов R-Chive
- Централизованный учёт, хранение и обработка огромных массивов документов разных типов
- Проверка комплектности документов и упорядоченное хранение в определенном формате и размере в едином хранилище
- Автоматический контроль за сроком действия документов с возможностью отправки уведомлений ответственным сотрудникам
- Оперативное формирование пакетов документов с возможностью выбора состава необходимых документов для прохождения внутреннего и внешнего аудита
- Сохранение полной истории изменений документов, поддержка версионности
- Быстрый доступ к электронным образам оригинальных документов из всех филиалов компании
- Разграничение прав доступа пользователей к документам в соответствии с определёнными для них полномочиями