Реализованные ИТ-проекты РДТЕХ
Подготовка предприятия к внедрению корпоративной информационной системы
| Заказчик: | Олвэйс |
| Время реализации: | 2003 |
| Отрасль: | Розничная торговля |
Информация о заказчике
Компания "Олвэйс" более десяти лет работает на рынке продуктов питания Ханты-Мансийского автономного округа и г. Нижневартовска. В настоящее время компания имеет эксклюзивные дистрибьюторские соглашения с рядом ведущих отечественных производителей и дистрибьюторов зарубежных компаний. Численность персонала компании на сегодня составляет около 600 сотрудников.
Компания имеет собственные складские мощности площадью более 10000 кв.м., расположенные в Нижневартовске на двух территориально-удаленных площадках. В августе 2003 г. число розничных магазинов, расположенных в пяти городах региона, достигло 26. В области оптовых продаж компания работает с различными клиентами, от мелких до крупных. Основной канал сбыта - прямые продажи. Основные поставщики - непосредственно производители продукции. Ассортимент включает порядка 3000 позиций, 2000 из которых особо активные. Имеется собственный акцизный склад.
Доставка товара клиенту осуществляется собственным и частично арендуемым автомобильным транспортом. Доставка грузов от поставщиков организуется преимущественно железнодорожным транспортом.
Предпосылки проекта
За последние 3 года компания интенсивно развивалась и, по мнению топ-менеджеров компании, достигла пика своего развития в существующем виде. Используемые регламенты и технологии уже не позволяли успешно обрабатывать непрерывно-возрастающий товаропоток. Как следствие - слабо контролируемая клиентская база, некорректные поставки, большой объем рекламаций.
Собственник компании принял решение о реорганизации структуры управления компанией. Первым и основным шагом стало приглашение команды опытных менеджеров, которые заняли большинство руководящих позиций. Перед новой командой были поставлены амбициозные задачи, достижение которых, по мнению членов вновь сформированной команды, невозможно без существенных изменений в текущей бизнес-практике.
Было признано, что одним из ограничивающих интенсивное развитие компании факторов, является информационная система, которая эксплуатировалась до недавнего времени на предприятии. Проблема заключалась даже не в том, что технологически система устарела, а в том, что она перестала соответствовать изменяющемуся стилю работы компании.
задачи проекта
- Определить области охвата проекта по внедрению корпоративной информационной системы (КИС) (подразделения и бизнес-процессы охватываемые КИС, ограничения и риски внедрения, очередность и др.)
- Провести анализ и сформулировать требования к целевому состоянию бизнес-процессов, подлежащих автоматизации
- Разработать требования к КИС
- Произвести выбор КИС, которая бы удовлетворяла утвержденным требованиям и ограничениям на внедрение
ход проекта
подготовка
Первоначально сотрудниками ЗАО "Олвэйс" был зафиксирован перечень основных задач, которые должна решать будущая КИС: управление запасами, планирование отгрузок, доставка. Было принято решение не рассматривать эти задачи изолированно, а проработать все основные бизнес-функции, оценить их текущее состояние и сформировать обоснование целесообразности и очередности их автоматизации.
Проектная группа компании РДТЕХ в ходе работ должна была дать экспертную оценку соответствия бизнес-практики Заказчика бизнес-процессам, реализованным в современных ERP-системах, и совместно со специалистами ЗАО "Олвэйс" сформулировать требования к преобразованным бизнес-процессам.
Разрабатываемые требования к КИС должны стать основой для первоначального отбора КИС из представленных на рынке, и для дальнейших переговоров с возможными исполнителями работ по внедрению.
реализация
Этап 1: Предпроектное обследование, определение области охвата работ.
Специалистами группы ИТ-Консалтинга РДТЕХ были проведены рабочие встречи с ключевыми сотрудниками заказчика (около 20 чел.) для ознакомления с текущей бизнес-практикой Олвэйс. Были зафиксированы ожидания сотрудников от внедрения КИС и требования к средствам автоматизации.
Для определения области охвата была сформирована рабочая группа, в которую вошли сотрудники компаний Олвэйс и РДТЕХ. Эта группа сконструировала "дерево" бизнес-целей компании. "Дерево" представляет собой декомпозицию основных задач, формулируемых собственниками компании на самом верху и их отражение на более низких уровнях организационной иерархии. Для всех целей "дерева" должен быть определен приоритет.
Параллельно с работой по формированию "дерева" целей сотрудниками РДТЕХ разрабатывалось описание текущих бизнес-процессов. Полное и целостное описание бизнеса организации нередко открывает глаза даже "старожилам" на не самые очевидные огрехи существующей бизнес-практики.
Сопоставление "дерева" целей (чего хотим достичь?) и описания существующих бизнес-процессов (какие средства используем для достижения поставленных целей?) позволяет ответить на вопрос об адекватности хозяйственных процессов предприятия стоящим перед ним целям. В рамках проекта по выбору КИС акцент в данной задаче смещается в сторону средств автоматизации. Необходимо, кроме того, ответить на вопрос: "Что нужно сделать для достижения заявленных бизнес-целей, какие процессы организации преобразовать и как поддержать их средствами автоматизации?"
Для решения этой задачи специалистами РДТЕХ была разработана так называемая Матрица точек потенциального улучшения. В строках матрицы представлен список бизнес-процессов организации, в столбцах - список бизнес-целей. На пересечении каждой строки и столбца указывается, какие мероприятия необходимо выполнить и какие задачи решить (в том числе при помощи автоматизации) для того, чтобы данный бизнес-процесс соответствовал бизнес-цели. Соответствие процесса цели означает, что процесс организован таким образом, что обеспечивает ее достижение или, по крайней мере, не препятствует этому.
Все точки потенциального улучшения объединяются в блоки задач. В блок попадают близкие по существу мероприятия, реализация которых по отдельности невозможна или не имеет смысла. В рамках настоящего проекта было выделено 20 блоков задач по различным областям хозяйственной деятельности. Затем были отобраны 10 блоков, относящихся к наиболее приоритетным бизнес-целям.
- Организация закупок;
- Партионный учет;
- Пополнение запасов;
- Управление запасами, виды запасов;
- Ценообразование;
- Процедуры продажи;
- Сбытовая логистика;
- Расчет заработной платы (компенсации);
- Планирование входящего и исходящего транспорта.
- Подготовлено описание бизнес-процессов Олвэйс, существующих на момент выполнения проекта.
- Определены блоки задач, вошедших в область охвата, работа над которыми должна быть продолжена на следующих этапах проекта.
На втором этапе по каждому из блоков задач были выполнены следующие работы:
- Для каждого из бизнес-процессов, на которые оказывают влияние задачи из рассматриваемого блока, было определено его целевое состояние. Для этого были описаны основные шаги каждого процесса и его основные характеристики: время выполнения, ответственные, необходимая информация и результаты выполнения процесса, взаимодействие со смежными процессами. Таким образом, был получен документ, описывающий практически целиком весь логистический цикл ЗАО "Олвэйс".
- Специалистами компании РДТЕХ на основании требований к бизнес-процессам и описания существующих бизнес-процессов был разработан структурированный перечень требований к функциям КИС. Перечень требований был представлен в виде документа MS Excel, который содержал 50 разделов и 450 пунктов, описывающих функции, которые должны присутствовать в КИС.
В результате длительных переговоров были получены следующие результаты:
- Рассматриваемые системы удовлетворяют предъявленным требованиям на 30% - 89%;
- Многие поставщики при оценке соответствия требований ориентировались не на стандартную конфигурацию системы, а на доработанный ее вариант, что также изменяло, иногда существенно, условия выполнения проектных работ;
- Каждым из поставщиков был представлен проект или альтернативные предложения по организации работ с определением их стоимости, состава и результатов.
Результаты работ второго этапа:
- Были разработаны требования к целевым бизнес-процессам, вошедшим в область охвата работ.
- Сформулированы требования к КИС.
- Произведена оценка соответствия КИС предъявляемым требованиям, отобраны коммерческие предложения.
- Проведены презентации отобранных информационных систем по выработанным критериям.
