Поэтому субъекты предпринимательской деятельности обязаны обеспечить постоянное хранение архивных материалов в бумажной или электронной форме, обеспечить их сохранность и надлежащий вид. Соответственно, становится критически актуальным вопрос организации процесса хранения документов на предприятиях таким образом, чтобы он отвечал современным требованиям безопасности и надежности.
Наряду с этим сегодня у большинства предприятий часть информации существует только в виде файлов на компьютерах, поэтому крайне важно позаботиться о том, чтобы ценные данные не были безвозвратно утрачены. Тогда как бумажные документы необходимо перевести в электронный формат, обеспечив миграцию или передачу на новые носители информации в установленных форматах до момента их передачи в компетентный орган по хранению документов.
В эпоху цифровизации традиционные решения хранения документов уверенно вытесняются электронными архивами, оставляя компании, придерживающихся старых форматов, за пределами цифрового мира, о чем свидетельствует и мировой опыт. Консервативность и инертность компаний – это не только российская проблема, а наблюдается во многих странах.
К примеру, американские исследователи обнаружили, что предприятия США при всей доступности современных электронных архивов предпочитают хранить документы на бумажных носителях . Исследователи отмечают, что это связано с ростом разнообразия и объемами цифровой информации, а также различными методами управления проектной цифровой документацией, подлежащей хранению – это Е-mail адреса, формы отчетности, разнообразные платформы и т.д. В таком потоке предприятия не успевают сориентироваться и даже путаются, вследствие чего предпочитают бумажные носители.
Интересно отметить эволюцию решений в сегменте хранения электронных документов в Китае. Так, если в США предприятия предпочитают хранить документы на бумажных носителях и не спешат разбираться с предлагаемыми решениями, то в Китае цифровизация идет полным ходом, и электронные архивы – это реальность, от которой уже не уйти. Более того, предприятия ставят следующий уровень задач перед китайскими ИТ-компаниями. Например, разработка методов автоматической классификации текстов в электронных архивах. При этом ИТ-решения могут заметно отличаться в зависимости от экономической деятельности компании. Одним из решений, предложенных китайскими разработчиками, стало использование алгоритма «дерево решений».
Принцип работы алгоритма дерева решений заключается в разложении задачи на более мелкие подзадачи, а затем поэтапном решении по одной итерации за один раз. При этом итерации производятся до тех пор, пока все подзадачи не будут полностью решены. Например, дерево решений используется для классификации документов по различным категориям, таким как клиенты и продукты. Алгоритм также обеспечивает эффективный способ поиска документов с использованием ключевых слов или фраз. Дерево решений может быть особенно полезным при обработке документов, поскольку способно помочь в их поиске со схожими характеристиками, например, клиентов с идентичными требованиями, продуктов со схожими функциями и т.д.
В нашей стране интерес к электронным архивам носит скорее волнообразный характер и зависит от стимулирования со стороны государственных институтов. Сегодня интерес к теме электронных архивов находится на своем историческом подъеме в виду активизации нормативно-правового регулирования.
Так, с января текущего года изменились правила хранения документов для бизнеса, и теперь компании обязаны хранить их должным образом и подавать в ведомственные органы исключительно в электронном виде.
В частности, согласно новым правилам, операторы ЭДО не обязаны хранить электронные архивы компаний на своих платформах и направлять их через транспортный контейнер в автоматизированную информационную систему ФНС. С 1 января 2024 года бизнес сам отвечает за хранение своих документов.
Более того в настоящее время ведется работа по улучшению цифровой инфраструктуры, которая направлена на повышение эффективности электронного документооборота между предприятиями. Так, Минфин разработал и опубликовал на сайте regulation.gov.ru проект нового порядка выставления и направления счетов-фактур. Ожидается, что изменения коснутся широких слоев бизнеса и вступят в силу с 1 апреля 2025 года.
Предприятия, которые уже внедрили электронный архив документов, смогли повысить свою эффективность за счет автоматизации процесса формирования и хранения документов, увеличения оперативности работы сотрудников, что в итоге привело к росту такого важного экономического показателя как производительность труда.
