За 30 лет электронные архивы пережили существенную эволюцию – это совершенствование технических и функциональных характеристик ЭДО, и появление новых вендоров, предлагающих различные ИТ-продукты, расширив тем самым возможности выбора для потребителей.
По оценке российских аналитиков, объем отечественного рынка услуг оцифровки документов в сегменте «архив документов» за последние несколько лет имеет устойчивую динамику роста и составлял 6-8 млрд рублей в 2022-2023 гг. (рис.1). На основе сложившейся динамики роста услуг оцифровки документов и цифровизации, а также дальнейшего нормативно-правового регулирования в части равнозначности юридической силы электронных документов наравне с бумажными, специалисты РДТЕХ предполагают дальнейший рост до 29 млрд рублей к 2030 году.
Источник: Прогнозная оценка аналитиков РДТЕХ
Рис. 1. Объем российского рынка услуг оцифровки документов
Некоторые руководители, анализируя сложившиеся тенденции, сравнивая электронный и бумажный документооборот организации, делают вывод о ненужности последнего. Тогда как другие ведут двойной документооборот, сохраняя бумажный, как основной, а цифровой, как дублирующий, появилось даже устойчивое выражение – цифровые двойники. Третьи же не просто не готовы расставаться с бумажным документооборотом, а с трудом осваивают новые технологии и инструменты ЭДО.
В связи с чем нам стало интересно мнение потребителей: какие они используют ЭДО на своих предприятиях, какие функциональные характеристики для них являются ценностными, есть ли барьеры для развития рынка цифрового электронного архива, и чем они обусловлены.
Для изучения поведения потребителей мы провели опрос на платформе Анкетолог. Методология выбора респондентов базировалась на изучении мнения различных представителей рынка труда: от собственников бизнеса, госслужащих, сотрудников компании до самозанятых (рис.2). Последних включили в выборку для проверки вспомогательной гипотезы о том, что в среднесрочной перспективе ЭАД может быть востребован и самозанятыми по мере накопления ими электронных документов. Основная наша гипотеза заключалось: главным барьером для проникновения ЭАД на предприятиях является недостаточный уровень технологической зрелости работников на предприятиях.
Рис.2. Структура респондентов
Важно отметить, что выборка по типу форм хозяйствования близка к структуре предприятий в целом по стране, что позволяет делать выводы о репрезентативности и состоятельности полученных результатов. Более половины респондентов являлись представителями среднего бизнеса – 51%, малых – 31% и 18% составили представители крупных организаций (рис.3).
Рис. 3. Структура выборки по типу хозяйствования
В нашу выборку попали представители всех отраслей экономики. При этом наибольший интерес к технологиям ЭАД был у представителей следующих отраслей: строительство и торговля – по 12%, информационные технологии и наука и образование – по 10%, промышленность – 14% суммарно, что конечно объясняется как необходимостью использования технологий ЭАД в силу сложных производственных и административных процессов на этих предприятиях, так и большей цифровой грамотностью представителей этих отраслей (рис.3).
К примеру, для строительной отрасли характерно широкое привлечение трудовых мигрантов, работа с которыми предполагает серьёзный документооборот – это и правильно все оформить, и принять документы, отправить отчетность в различные надзорные службы России. При этом большая часть документов до не давнего времени была в бумажном виде. Цифровое взаимодействие и рост популярности межведомственного электронного документооборота существенно упростил это процесс для строительной отрасли.
Тогда как в такой сложной и важной отрасли как логистика, где производственные процессы, напрямую связаны с документооборотом, интерес к этой теме был не столь высоким как нам представлялось изначально, что может быть объясняться снижением экономической активности предприятий и сокращением грузоперевозок на данном этапе развития страны. Между тем важно понимать, что в условиях смены технологических укладов, период, в котором мы находится в настоящий момент, предполагает обновление технологий, прежде всего, в энергетике и логистике – как основного локомотива для рывка в будущее.
Рис. 4. Структура выборки по типу экономической деятельности
Переходя к результатам исследования отметим, что почти 57% респондентов считают электронный документооборот неотъемлемой частью процесса цифровизации (рис.5). Доля пессимистично настроенных людей по отношению к цифровым технологиям документооборота составляет около 22%. Это те представители предприятий, которые ведут двойной документооборот, при этом цифровой является просто дублированием бумажного без статуса равнозначности электронного. И тут, конечно, важным фактором преломления ситуации является необходимость дальнейшего развития нормативно-правового регулирования, в части повышения статуса электронной печати, подписи и роста их защищенности от различных негативных сценариев.
Интересно отметить, что подавляющее число самозанятых ответили, что ЭДО может быть важным и полезным для компаний в зависимости от ее отраслевой принадлежности. Другими словами, самозанятые не совсем понимают ценность и важность архива для них, тем более для отраслей. В связи с чем наша гипотеза о возможности распространения технологий ЭДО для самозанятых на текущем этапе была отвергнута. Тогда как для оценки средне- и долгосрочного характера использования ЭДО самозанятые не смогли определиться с ответом, что является индикатором уровня технологической зрелости, который в настоящий момент является недостаточным в этой категории респондентов.
Рис. 5. Технологическая зрелость компаний
Подавляющее большинство респондентов указали, что на своих предприятиях используют технологии ЭДО (78%). При этом не владеющих такой информацией или не использующих эти технологии оказалось 14% и 8% соответственно (рис.6). Это также свидетельствует о недостаточности технологической зрелости, требующей более осознанного подхода к дальнейшей цифровизации на предприятиях, с повсеместным информированием людей на предприятиях. Иначе говоря, не просто внедрение и обучение специалистов, но и разъяснения, что эта за система, для чего она необходима на предприятиях, и какую пользу она несет в целом для них.
Рис.6. Используются ли в компании технологии ЭДО
На вопрос «Какие системы документооборота используются на ваших предприятиях» свыше 66% ответили, что это системы делопроизводства, связанные с производственными и кадровыми процессами – это те системы, с которых и стартовал электронный документооборот (рис.7). Такая же доля респондентов, указала на использование электронных хранилищ на своих предприятиях.
Таким образом, можно констатировать, что уровень проникновения электронных архивов вышел на аналогичный уровень проникновения систем делопроизводства. Однако, важно понимать, что если функциональность систем делопроизводства оценивается потребителями как эффективная, то производители электронных архивов в настоящее время еще не достигли такого результата.
Другими словами, полученные результаты опроса свидетельствуют об усилении тренда электронных хранилищ и его потенциале, которому есть куда расти (это та доля, что не смогла определиться с использованием систем на своих предприятиях, которых насчитывается свыше 30%). Об этом свидетельствуют и данные о потребности в электронных хранилищах, которые мы получили на следующий вопрос (рис.8).
Рис.7. Какие системы документооборота используются в Вашей компании
Отраслевая принадлежность предприятий свидетельствует, что большая доля использования электронных хранилищ приходится на государственные структуры, в том числе и на сферу «наука и образование». Тогда как бизнес и предприятия, использующие системы документооборота, сконцентрированы в торговле и ИТ-секторе, в меньшей степени – в строительстве и промышленности. При этом потенциальный спрос в большей степени определяется респондентами из строительства, промышленной отрасли, а также из транспортировки и логистики. Разрыв между использованием и потребностью в отраслевом разрезе свидетельствует о диспропорциях между возможностями предприятия и необходимостью использования электронных хранилищ.
Рис.8. Потребность в хранении электронных документов
Относительно потребительской ценности функциональных характеристик, следует отметить следующее: подавляющее число респондентов выделяют быстрое извлечение документов – 84,3%, хранение данных – 80,4% и структурирование данных – 70,6%, что в условиях нарастания динамичности и дальнейший цифровизации на предприятиях действительно становится необходимым и важным условием для электронных хранилищ. Тогда как наличие помощника ИИ в электронных архивах на данном этапе не воспринимается как потребительская ценность большинством опрошенных (рис.9).
Рис. 9. Какие функции, на Ваш взгляд, являются наиболее важными в электронных архивах?
Главной потребительской ценностью для респондентов является качественный продукт – 73,9% (рис.10). Не менее значим критерий при выборе продукта соотношение цены и качества – 65,2%. Наряду с доступностью цены (58,7%) важным критерием электронных архивов респонденты отмечают сервисную поддержку – 65,5%. При этом большая часть респондентов не гоняется за известностью бренда при выборе ЭАД, готовы выбрать поставщика менее известного при условии соблюдения всех важнейших для них критериев (качество, цена и сервисная поддержка).
Рис. 10. Факторы, оказывающие влияние при выборе поставщика услуг внедрение «ЭАД»
О недостаточности технологической зрелости и понимании важности ЭАД для всех отраслей свидетельствуют и результаты, полученные на вопрос: в каких отраслях электронные архивы могут быть наиболее востребованы. Полученные результаты свидетельствуют о сложившейся ситуации в стране и использовании электронных архивов, прежде всего, в финансовом и государственном секторах (83,7% и 81,6% соответственно). При этом, не отражают важность использования электронных архивов для предприятий реального сектора экономики (рис.11).
Рис. 11. Отрасли, где наиболее востребованы электронные архивы, по мнению респондентов
В текущих условиях предприятия реального сектора становятся драйверами экономического развития. Возрастает операционная, производственная и административная деятельность на предприятиях, что само по себе увеличивает нагрузку на производственные мощности, предъявляя острую необходимость в электронных архивах. Тогда как большинство респондентов не понимает отраслевые потребности предприятий, что свидетельствует о недостаточной технологической зрелости.
Подводя итоги исследования, отметим, что сложившаяся экономическая ситуация предъявляет острую необходимость в электронных архивах на предприятиях реального сектора, тогда как их возможности и понимание работников не совсем соответствуют текущей повестке. В целом отметим, что на текущий момент времени уровень проникновения электронных архивов достиг аналогичного уровня проникновения кадровых и производственных систем документооборота. Однако электронные архивы пока отстают от систем делопроизводства по функционально-качественным характеристикам, что свидетельствует о важности движения в эту сторону производителям электронных архивов.
Также следует отметить, что результаты исследования подтвердили нашу гипотезу: основным барьером для проникновения электронных архивов на предприятиях является недостаточный уровень технологической зрелости работников предприятий.
