Анна Дмитракова (РДТЕХ): Функциональность электронного архива документов является результатом его грамотной настройки

Какой он – современный оперативный архив, и как изменится в будущем под влиянием искусственного интеллекта? Каким образом человеческий фактор сегодня влияет на особенности умного хранения документов. О выборе решений, оптимальной модели развертывания архива и важности формирования культуры работы с информацией рассказала куратор направления ЭАД, директор по продажам РДТЕХ Анна Дмитракова.

– Анна, если раньше для бизнеса было важно собрать информацию, то сегодня большинство – из-за огромных объемов данных – учится ее структурировать и использовать. На рынке множество вариантов ИТ-решений. Объясните, чем разрекламированные Системы управления знаниями (СУЗ) отличаются от систем хранения данных или документов (ЭАД), и что лучше выбрать компании-заказчику, которая хочет навести порядок в информационном пространстве?

– Ключевое отличие – в философии и цели. Проще говоря, электронный архив – это своеобразная библиотека, где лежат документы. СУЗ, скорее, можно сравнить с университетом, где информация, содержащаяся в документах, создается, структурируется, применяется и эволюционирует.

В данном случае выбор решения – это не про «или-или», а про вопрос задачи и приоритеты компании. Архив нужен, если документы хранятся в разных системах, теряют актуальность, поиск последней версии нужного документа занимает некоторое время. Если у компании нет цели управлять знаниями, а в приоритете – оперативно находить нужные документы.

Управление знаниями спасает, если компании, например, из-за текучки кадров, грозит потеря ценной экспертизы. Незаменимой интеллектуальная СУЗ становится, когда накоплен огромный объем разрозненной информации и необходимо оперативно анализировать ее в тех или иных разрезах, строить различные гипотезы, находить аномалии. Таким образом, компания приобретает серьезное конкурентное преимущество.

При стратегии выхода на лидирующие позиции необходимы обе системы. В этом случае ЭАД становится одной из составляющих Системы управления знаниями.

– При какой ИТ-инфраструктуре компании целесообразно использовать ЭАД? С какими объемами информации может работать современный электронный архив документов?

– ЭАД не требует «космической» инфраструктуры, но он устанавливает четкие критерии к надежности и масштабируемости. Условия зависят скорее от модели развертывания. Есть облачные решения и локальное размещение. В целом современные ЭАД масштабируются до петабайтных объемов – конечно, на прогрессивных платформах, а не на устаревших «коробочных» продуктах. Ключевым фактором чаще является не только объем хранения, а производительность поиска и отклика системы.

Если говорить о том, с чего начать – то с аудита. При анализе бизнес-процессов и текущих объемов документов понятны основные болевые точки (потеря, долгий поиск, риски проверок) и IT-возможности. Это позволит сформулировать точные требования к системе и выбрать оптимальную модель развертывания.

– Сколько времени занимает создание архива документов и интеграция в бизнес-процессы компании?

 – В большинстве случаев внедрение электронного архива – полноценный проект, не установка «коробочного решения». Процесс может варьироваться от нескольких месяцев до полутора лет в зависимости от размера бизнеса, количества задействованных в бизнес-процессе систем. Основные этапы проекта – подготовка и проектирование с аудитом бизнес-процессов, написанием или уточнением ТЗ, далее выполняется настройка системы и загрузка документации, адаптация инструкций и обучение сотрудников.

Масштабы организации и инфраструктуры сказываются на количестве интеграций с другими системами для обеспечения «бесшовного» доступа сотрудников и автоматической загрузки документов и информации. Чем детальнее проработаны процессы и зафиксировано ТЗ, тем быстрее и, соответственно, дешевле получается реализация.

– Какой базовый функционал чаще востребован? Удобный поиск, быстрый доступ, сортировка, масштабирование гарантированы по умолчанию?

– Безусловно, есть минимум, без которого система не может называться ЭАД. Это иерархическая структура хранения, полнотекстовый поиск по содержимому, поиск и фильтрация по метаданным, контроль доступа с разграничением прав, контроль срока действия документов, обеспечение версионности, история действий и многое другое. С учетом последних тенденций функционал расширен интеграцией с электронной подписью, контролем срока хранения, наличием связей между документами или контрагентами.

Не все возможности приобретаются по умолчанию, из «коробки». Часть функциональности является результатом грамотной настройки и правильного выстроенного процесса. Так, поиск будет удобным только, если качественно заполнены атрибуты. Например, поиск по тексту скана договора найдет его, но без метаданных «контрагент» и «сумма» результаты фильтра могут быть некорректными. Важно, чтобы новые документы в компании загружались в систему сразу, а не через неделю.

Возможность сортировки есть по умолчанию, но её практическая ценность определяется качеством данных и бизнес-логикой. Масштабирование – ключевая архитектурная характеристика платформы, которую нужно закладывать на старте выбора решения.

Архив РДТЕХ R-Chive 2.0 – технологически современное платформенное решение, это не «коробка» с заранее заданным и ограниченным набором функций.

– Могут ли возникать прецеденты, когда некоторые разновидности документов не интегрируются в корпоративный архив?

– Такие случаи регулярно происходят на практике, и это вполне логично. Все зависит от задачи использования электронного архива. Если это «оперативный» архив для хранения клиентских досье, то в него не попадают внутренние документы компании – бухгалтерские, финансовые, кадровые и т.д. При этом в других организациях «оперативный» архив применяется только для хранения внутренних документов. В архивах долговременного хранения размещаются документы, переданные на архивное хранение.

Помимо целеполагания на наполнение архива влияют технологические барьеры и человеческий фактор. Если процесс работы с документами не продуман до конца или позволяет найти «лазейку», отдельные сотрудники или департаменты могут сознательно или по привычке оставлять информацию «у себя» – для «оперативности», повышения незаменимости или другим внутренним причинам.

Регуляторные ограничения тоже влияют на применение решения и форму его использования. Например, необходимость хранения персональных данных формирует достаточно жесткие требования для использования облачного решения, в этом случае обязательным становится наличие у провайдера сертификатов ФСТЭК и реализация комплекса мер по защите данных (шифрование, управление доступом, двухфакторная аутентификация).

Конечно, полная интеграция всех документов – по большей части утопия. Стратегическая цель — контроль и управление каналами создания значимой информации, минимизация «серых зон». Для эффективного применения ЭАД важно и техническое совершенство системы, но, наверное, более – создание культуры работы с информацией.

– Эксперты утверждают, что электронный архив – первый шаг при переходе на режим налогового мониторинга. Так ли это, и действительно ли для многих компаний сегодня в приоритете наладить эффективное взаимодействие с ФНС?

– Это один из стратегических трендов для среднего и крупного бизнеса в России. Но причины гораздо глубже, чем просто «хорошие отношения с налоговиками». Инспектор в любой момент может сформировать запрос на конкретный документ. Ваша система должна предоставить его оперативно. Без централизованного хранения документов с мощной системой поиска и извлечения это технически невозможно.

При выборе операционной модели бизнеса – ЭАД даже не первый шаг, а «нулевой цикл». Без него дверь в новую технологическую реальность не откроется. Компании, которые инвестируют в создание юридически значимого, безопасного и интегрированного электронного архива, фактически строят инфраструктуру для бесшовного взаимодействия не только с регуляторами, но и с контрагентами и рынком в целом.

– В ноябре в правительстве РФ сообщили, что начали инсталлировать искусственный интеллект в СЭД. Как ИИ делает электронный архив более интеллектуальным?

– Интересно, что спрос на внедрение ИИ в госструктурах всё чаще идёт «снизу» – от сотрудников. Всем удобно, что ИИ трансформирует электронный архив из пассивного склада в активного интеллектуального ассистента, который понимает содержимое документов и автоматизирует сложные процессы.

Так, при загрузке сканов договоров система определяет тип документа даже без штрихкодов, извлекает данные из ключевых полей, например, по контрагентам, суммам, срокам. Также распознает сложные форматы, в частности, с рукописными пометками и печатями, верифицирует данные. Применение ИИ позволяет искать документы по смыслу и направлениям, а затем классифицировать их и согласовывать. На основе любой информации давать рекомендации и прогнозировать результат. Встраивание подобных возможностей в бизнес-процессы позволяет получать эффективные результаты для бизнеса.

– Как государство в целом регулирует сферу хранения электронных документов?

– Вводится много новшеств. С 1 сентября 2026 года ключевые транспортные документы в России станут электронными. Банк России и другие регуляторы все больше операций переносят в онлайн-формат. Так, с начала 2026 года банки обязаны направлять документы об открытии или закрытии счетов или вкладов, об изменениях их реквизитов в ФНС только с использованием государственных систем для обмена данными. При этом проект закона об электронных архивах застрял в Госдуме с 2022 года, в конце 2024 года Минэкономразвития доработало законопроект, но пока его судьба не ясна.

– Как проверить достоверность документов в эпоху цифровых подделок? Это является проблемой сегодня?

 – С развитием технологий, от фотошопа до генеративного ИИ, подделка документов носит массовый характер, ее трудно обнаружить. Мошенничество давно стало трансграничным, фальшивые документы могут использоваться повсюду – для получения кредитов, господдержки, допуска к тендерам, кибершантажа и т.д.

Проверка подлинности превратилась в критически важную компетенцию для бизнеса, госорганов и обычных людей. В существующих обстоятельствах переход на ЭДО и современный ЭАД – не только вопрос удобства, а безопасности и минимизации колоссальных рисков. Возможность хранения ЭЦП, проверка подлинности и сроков действия ЭЦП – функции, которые обеспечивает ЭДО и поддерживает большинство электронных архивов.

– Каким должен быть идеальный электронный архив будущего?

– Электронный архив способен стать живым цифровым двойником всей информационной деятельности компании. Помимо основных функций с использованием ИИ перспективным выглядит направление «управление рисками». Построение прогнозов на основе анализа тысяч прошлых договоров и обнаруженных уязвимостей позволит значительно усилить эффект использования системы. Также становится все более интерактивным интерфейс с элементами визуализации, голографии.

Развитие любой системы – ответ на потребности рынка. О них можно услышать в дискуссиях, которые ведутся в профессиональных сообществах. Так, например, эксперты рынка ЭДО в конце 2025 года решили сформулировать общие ценности сегмента в виде единого отраслевого манифеста. Инициатива очень важна, поскольку позволит участникам индустрии двигаться в одном направлении, разделяя единые принципы и цели.